phlyMail Support Board

[martin.kruse]

Hallo Matthias,

ich habe eben das Update von 4.00.54 auf 4.01.3 installiert. Offenbar wurde der Umgang mit alternativen Papierkörben verändert was mich (ohne Testsystem) 10.000+ Mails gekostet hätte! Gelöschte Mails landen bei uns erst in einem Archiv-Ordner und SPAM wird direkt in den eigentlichen Papierkorb verschoben und automatisch geleert. Nach dem Update wurde aus unserem Archiv der Papierkorb der dann geleer wurde...

Bei der 0.54 kann ich einen beliebigen Ordner in den Konten als Papierkorb festlegen. Der Ordner behält aber seinen Namen und bekommt auch nicht die Sonderfunktionen des "echten" Papierkorbs (leeren per Konpfdruck und beim Logout). Gelöschte Mails landen aber in diesem festgelegten Ordner.

Bei der 4.01. wird der Ordner automatisch in Papierkorb umbenannt (ich habe also dann 2) und bekommt auch das Symbol und vor allem die Funktionen. Wird also beim Logout geleert.

[mso]

Hallo Martin,

eieiei, da haben wir jetzt ein echtes Dilemma. Die Änderung in der Logik bezieht sich auf diesen Post, was auch erst Mal wie eine gute Idee erschien.
Nun ist natürlich fraglich, welcher Ansatz der "richtige(re)" ist. So gesehen ist ein Papierkorb-Ordner kein Archiv, das nun neue Handling ist damit eigentlich korrekt. Auch die Verbindung mit dem Löschen (wenn das Häkchen in den Einstellungen gesetzt ist) ist dann nur konsequent.

Einzig für mich gangbare Lösung wäre die Einführung eines Sonderordners vom Typ "Archiv". Könntet Ihr mit diesem Ansatz besser leben?

[martin.kruse]

Klar ist der neue Ansatz der eigentlich richtige Weg. Nur haben wir uns halt genau diesen "Fehler" zu Nutze gemacht. Mir geht es eigentlich nur darum das man die Mail nicht aufwendig verschieben muss um ein Archiv nutzen zu können. Mit einem Archivordner könnte ich gut leben. Toll wäre dann natürlich wenn Mails im Archiv automatisch nach einer einstellbaren Zeit endgültig gelöscht werden. Dann das mach ich zur Zeit mit einem externen Programm.

[marac]

Anderer Ansatz:
Könnte man nicht dem Papierkorb selbst eine Funktion verpassen, eMails erst nach einer bestimmten Zeit endgültig zu löschen? Also statt "automatisch leeren beim LogOut" nur ein "automatisch wegwerfen, was schon länger als x im Papierkorb liegt". Die eigentliche Funktion des Papierkorbs ist es doch, Nachrichten, von denen man dachte, man bräuchte sie nicht mehr, hinterher doch wiederherstellen zu können, wenn man sie eben doch noch braucht. Mit der Option "leeren bei LogOut" wirkt diese Absicherung nur kurzfristig, mit einem einstellbaren "Haltbarkeitsdatum" des Papierkorb-Inhalts könnte man das etwas flexibler gestalten, und Mails, die man sofort löschen will, könnte man dann ja immernoch ohne Umweg über den Papierkorb direkt löschen.
Das Hauptproblem bei diesem Ansatz wäre wohl, dass man sich dann merken müsste, wann die Mail im Papierkorb gelandet ist. Dafür die email_index-Tabelle umzubauen, wäre wohl etwas viel, denn es würde ja nur die Mails betreffen, die auch im Papierkorb liegen, für alle anderen Mails wäre eine "Lösch-Zeitpunkt"-Spalte ja überflüssig. Sinnvoller wäre dann wohl eine eigene Tabelle, die Mail-ID und Lösch-Zeitpunkt miteinander verknüpft.

[martin.kruse]

Ja mit dem Ansatz könnte ich auch leben. Also praktisch ein Expire-Modul für IMAP Boxen. Bisher funktioniert das ja nur lokal. Das Löschdatum ist doch eigentlich nicht nötig ? Einfach alle Mails älter als X löschen. Die Daten sind ja vorhanden. Anders läuft das bei Outlook & Co ja auch nicht.

[mso]

Nun, um auch eine Lösung zu haben, die nicht nur für den speziellen hier genannten Fall greift, wäre tatsächlich ein automatisches Löschen auf Ordnerebene sinnvoll. Also eine Eigenschaft, die man für jeden beliebigen Ordner setzen kann.

[marac]

Einfach alle Mails älter als X löschen. Die Daten sind ja vorhanden.

Klar könnte man das auch vom Eingangsdatum abhängig machen, dann würde aber bei 30 Tagen Haltbarkeit eine Mail, die nach vier Wochen aus dem Posteingang in den Papierkorb gelegt wird, dort nur noch zwei Tage für eine eventuelle Wiederherstellung vorhanden sein, eine Mail, die nach einer Woche gelöscht wurde, läge dagegen noch gut drei Wochen im Papierkorb. Mein Ansatz wäre eben gewesen, die "Aufenthaltszeit" im Papierkorb zu vereinheitlichen.

[mso]

@marac und @martin:

Lasst uns doch mal genau zusammen tragen, was Archiv und Ablaufdatum von Mails genau bewirken sollen. Dann lässt sich daraus sicher eine tragfähige Funktionalität entwickeln.

[martin.kruse]

Wir bräuchten in jedem Fall etwas wie einen Archiv Ordner der nicht beim Logout/per Mausklick geleert werden kann. Einfach damit nicht das komplette Archiv leer ist weil jemand mal probiert was eigentlich die Funktion XYZ macht. Der sollte aber so einfach wie möglich zu erreichen sein (bis Drag&Drop geht). Jede Mail aufwendig verschieben fällt aus. Einfach löschen geht am schnellsten. Also eigentlich genauso wie es jetzt bis zu 4.01 ging. Mails die älter als 12 Wochen sind sichern wir extern (Compliance-Regeln) als MBX Datei. Da seit 2007 geschäftliche E-Mails 10 Jahre aufbewahrt und digital zugänglich sein müssen darf eh nichts total gelöscht werden. Statt automatischem Löschen also eher eine Auto-Archivierung wie in Outlook.

Was mich an der Stelle dazu bringt das es keine Suche nach Datumbereich gibt. Dann könnte man ganz einfach Mails vor Datum X suchen und löschen/verschieben.

[mso]

Ein Archiv wird mit Version 4.2 umgesetzt.

Im derzeitigen Status ist es schlicht ein weiterer Systemordner, der
- per Kürzel oder über Menübefehl befüllt werden kann
- im Konto festgelegt werden kann
- per Einstellung anstelle des Löschens greift

Für die Zukunft denkbar ist, dass im Setup weitere Regeln aktiviert werden können, z.B. automatisches Archivieren von Mails älter als Zeitpunkt X oder das Abbilden der ursprünglichen Ordnerstruktur auch im Archiv, damit eine Relation einer bestimmten Mail zu ihrem vorherigen Ordner erhalten bleibt. Je nach Dringlichkeitsgrad kann das aber gern später kommen. Vor den Betriebsferien wird es aber keine Release mehr geben, nicht dass am Ende wieder Bugs drin sind, die dann mehrere Wochen unbehoben bleiben ...