Die Entwicklung von phlyMail ist eingestellt. Wir empfehlen Ihnen, so bald wie möglich auf alternative Produkte zu wechseln.
The development of phlyMail has been stopped. Please change to alternative products as soon as possible

phlyMail as a Service — Leistungsbeschreibung

Im Folgenden werden die mit dem Produkt „phlyMail as a Service“ durch algo26 oder von algo26 beauftragte Dritte erbrachten Leistungen dargestellt.

Von diesen Parametern kann durch individuelle Vereinbarungen abgewichen werden.


Leistungsumfang


Bereitstellung einer Instanz von phlyMail zur Nutzung durch den Kunden

Kern der Leistungserbringung ist die Bereitstellung einer Instanz von phlyMail in der jeweils aktuellen Version im gebuchten Umfang an Benutzerkonten und Speicherplatz.

Serverstandort ist Deutschland. Es kommt dedizierte Hardware zum Einsatz, die einzig zur Erbringung des Dienstes „phlyMail as a Service“ genutzt wird.

Die über HTTP erbrachten Dienste sind aus Sicherheitsgründen einzig über HTTPs (TLS) erreichbar. Betroffen sind also das Frontend für die Benutzer, die Administrationsoberfläche „Config“, der WebDAV-Dienst und die APIs.

Je gebuchtem Benutzerkonto stehen 5 GB Speicher auf dem Server zur Verfügung. Diese teilen sich auf auf den belegten Datenbankspeicher, im System hinterlegte Emails (per POP3 geladen), hochgeladene Dateien im Dateimanager sowie den unvermeidlichen Überhang im Dateisystem des Servers.
Der zugeteilte Speicher teilt sich frei auf die Benutzer auf, d.h., dass z.B. ein Benutzer 6 GB belegen kann, wenn im Gegenzug ein andere Benutzer maximal 4 GB belegt.

Die Mindestvertragslaufzeit des Basispakets beträgt derzeit 12 Monate. Die Basislizenz beinhaltet bereits ein Benutzerkonto. Dieses kann nicht vorzeitig gelöscht werden.

Weitere Benutzerkonten können mit einer Mindestlaufzeit von 1 Monat jederzeit hinzugebucht und gekündigt werden. Eine Kündigung von Benutzerkonten ist nur möglich, wenn innerhalb der Verwaltungsoberfläche „Config“ der phlyMail-Instanz der entsprechende Benutzer bereits gelöscht wurde.

Nach vorheriger Bestellung im gewünschten Umfang und durch Zahlung einer einmaligen Einrichtungsgebühr und monatlicher Mietzinsen in entsprechender Höhe stellen wir so schnell wie möglich den Zugang bereit. Im Regelfall ist der Zeitraum nicht größer als 8 Stunden nach Zahlungseingang. Der genaue Zeitrahmen ist von der gewählten Zahlungsweise abhängig. Die Einrichtung erfolgt montags bis freitags in den Zeiten von 10:00-19:00, nicht jedoch an gesetzlichen Feiertagen.

Im Regelfall ist diese Instanz unter einer eindeutigen URL im Internet erreichbar. Diese URL wird dem Kunden nach Freischaltung mitgeteilt. Wir garantieren eine Erreichbarkeit von 99,6% im Jahresmittel am Serverstandort. Diese Garantie erstreckt sich nicht auf den Standort des Kunden oder den Standort der Nutzer. Insbesondere kann keine Garantie für die Fehlerfreiheit aller Netzübergänge der jeweiligen Provider übernommen werden.


Hosting, Software- und Sicherheitsupdates

Als Hardware kommen verschiedene aktuelle Server zum Einsatz. Zur Bereitstellung der Server, deren Unterbringung, Stromversorgung, Netzanbindung und Sicherung vor externen Einflüssen greifen wir zurzeit auf die Dienste der STRATO AG in Berlin zurück. Wir behalten uns das Recht vor, den Dienstleister jederzeit vollständig oder teilweise zu wechseln. Dabei wird sicher gestellt, dass der Serverstandort weiterhin Deutschland bleibt, um den deutschen Datenschutzrichtlinien zu genügen.

Außerdem behalten wir uns das Recht vor, auch das Hosting komplett selbst zu übernehmen.

Als Serversoftware kommt ein Linux OS in aktueller Distribution zum Einsatz. Kernkomponenten zum Betrieb von phlyMail sind dabei der Webserver Apache, die Programmiersprache PHP (wahlweise als klassisches PHP-Binary oder als HHVM) und das Datenbanksystem MySQL bzw. dessen freier Ableger MariaDB.

Die Software-Komponenten und das Betriebssystem werden laufend aktuell gehalten, hierbei insbesondere im Hinblick auf Sicherheits-Korrekturen oder massive Performance-Verbesserungen.

Updates werden für einen möglichst ungestörten Betrieb vorzugsweise in Schwachlastzeiten (z.B. nachts oder am Wochenende) eingespielt. Eine Garantie können wir dafür aber nicht abgeben, da bestimmte Sicherheitslücken in Drittanbieter-Software teilweise verheerende Folgen haben können.

Solcherlei Updates „außer der Reihe“ werden jedoch im Regelfall so früh wie möglich angekündigt.


Produktpflege und Aktualisierung

Auch das Kernprodukt phlyMail wird beständig weiter entwickelt. Die hierbei allfälligen Aktualisierungen werden serverweise eingespielt. So möglich, werden wir dabei die Ausfallzeiten der jeweiligen Instanzen auf das Nötigste minimieren. Ausgenommen sind auch hierbei eventuelle gravierende Bugs, die ein sofortiges Eingreifen erfordern.

Die Weiterentwicklung unterliegt einem groben Plan, dessen Umsetzung vom Entwicklerteam nach bestem Wissen erfolgt. Eine Garantie für die Bereitstellung neuer Funktionen zu einem bestimmten Termin wird nur im Einzelfall übernommen.

Einen Anspruch auf Weiterentwicklung oder die Umsetzung eines bestimmten Features gibt es nicht.


Sicherung der Kundendaten (Backup)

Die Serverhardware verfügt über redundant speichernde Festplatten, mindestens mit RAID 1 oder besser.

Im Rahmen der regelmäßigen Datensicherung werden die folgenden Daten der gebuchten Instanz gesichert:

  • Datenbank mit Benutzern, Terminen, Kontakten, Lesezeichen, Feeds, Mailheadern und weiteren Meta-Informationen
  • Datenorder mit Dateiuploads und per POP3 geladenen Mails
  • Einstellungen

Mit den gesicherten Daten lässt sich eine Instanz mit dem zum Sicherungszeitpunkt aktuellen Stand problemlos wieder herstellen.

Das Sicherungsschema umfasst:

  • ein wöchentliches Vollbackup obiger Daten
  • ein tägliches inkrementelles Backup

Optionale Leistungen, durch den Kunden buchbar


Zusätzlicher Speicher

Sollte der zugeteilte Speicherplatz nicht mehr ausreichen, kann weiterer Speicherplatz durch den Kunden dazugebucht werden. Derzeit besteht eine Obergrenze von 500 GB insgesamt je Instanz. Die Schrittweite bei der Buchung beträgt 5 GB.

Sollte der vom Kunden angeforderte Speicherplatz auf dem bisherigen Server nicht mehr zur Verfügung stehen, kann ein Umzug nötig werden. Dieser ist im Normalfall nur durch einen kurzen Ausfall gekennzeichnet. Der Umzug und damit die Downtime wird natürlich mit dem Kunden abgestimmt, so dass dieser seine Benutzer darauf vorbereiten kann.

Die Mindestlaufzeit je hinzugebuchtem Speicherpaket beträgt derzeit einen Monat. Eine Kündigung der Zusatzpakete ist nur in dem Maße möglich, wie der Speicherbedarf des Kunden erfordert. Löschen Sie also vor Kündigung nicht mehr benötigte Elemente.


Eigene Subdomain

Wir bieten an, dass eine Instanz anstelle des von uns vergebenen URLs über eine vom Kunden frei nach bestimmten Gesichtspunkten wählbare Subdomain erreichbar ist. Dieser Service kann jederzeit dazugebucht werden - es steht derzeit maximal eine Subdomain je Instanz zur Verfügung.

Die resultierende URL ist in der Form https://<gebuchter Name>.phlymail.net.

Die beantragten Namens werden von uns manuell freigegeben. Richtlinien für gültige Subdomains sind:

  • Mindestens 4 Zeichen, maximal 48 Zeichen lang.
  • Gültige Zeichen sind die nach IDNA 2008 konvertierbaren Zeichen (also das vollständige deutsche Alphabet, verschiedene andere Alphabete und diverse Sonderzeichen).
  • Nicht zulässig sind Marken und andere Namen Dritter; Schimpfwörter; rassistische, sexistische, antisemitische oder anderweitig beleidigende Namen.
  • Wir werden Namen ablehnen, die mit aktuellen oder zukünftigen Produkten von algo26 übereinstimmen oder eine zu große Ähnlichkeit damit haben.
  • Das Recht, diese Richtlinien jederzeit an die Gegebenheiten anzupassen, bleibt uns vorbehalten.

Umgehend nach Freischaltung der Subdomain ist diese aus dem Internet erreichbar.

Umgehend nach Wirksamkeit der Kündigung einer Subdomain ist diese nicht mehr erreichbar.


Eigene Domain

Alternativ zu den o.g. URLs können Sie auch eine eigene Domain auf Ihre phlyMail-Instanz zeigen lassen. Es ist unerheblich, ob es sich dabei um eine einfache Hauptdomain wie www.example.com handelt, eine internationalisierte Domain wie schöne-emails.de oder eine Domain mit Subdomain wie webmail.ihre-firma.com.

Sie müssen jedoch auf den DNS-Server des gewünschten Domainnamens Zugriff haben, um deren IP-Adresse ändern zu können.

Der Kunde übermittelt uns das nötige SSL-Zertifikat für die Domain; wenn nötig auch intermediate certificates für die vollständige Zertifikat-Kette.

Umgehend nach Freischaltung der Bestellung wird der vom Kunden angegebene Domainname in unseren Systemen eingetragen. Es obliegt dem Kunden, bei der Bestellung auf korrekte Schreibweise zu achten.

Umgehend nach Wirksamkeit der Kündigung wird der betreffende Domainname aus unseren Systemen ausgetragen. Eine Erreichbarkeit ist dann nur noch unter der Langform mit Unterordner gegeben.


Übernahme von Daten einer phlyMail-Installation

Für Kunden, die von einem der bisherigen phlyMail-Produkte MessageCenter oder Lite zu „phlyMail as a Service“ wechseln wollen, bieten wir die Übernahme der Installationsdaten in die neue Instanz an.

Leistungsumfang dieser Arbeiten:

  • Übernahme phlyMail-Datenbank mit Benutzern und deren dort gespeicherten Daten
  • Einspielen des Storage-Ordners der Altinstallation
  • Übernahme der Einstellungen der Altinstallation, soweit möglich
  • Anpassungen und Konvertierung bestimmter Einstellungen, die einen sicheren Betrieb beeinträchtigen könnten
  • Die Übernahme von Modifikationen, Funktionserweiterungen und / oder eigenen Themes kann im Einzelfall nicht garantiert werden

Bringpflichten des Kunden:

  • Der Kunde stellt uns die Daten in komprimierter Form bereit (Formate ZIP, GZip, BZip2)
  • Das Komprimat ist über das Internet durch uns herunterladbar (keine Email, kein physischer Datenträger)
  • Die Altdaten werden über eine gesicherte Verbindung bereit gestellt / das Komprimat ist per Passwort gesichert
  • Der gebuchte Umfang der Instanz von „phlyMail as a Service“ entspricht im Hinblick auf Anzahl Benutzerkonten und gebuchtem Speicherplatz mindestens dem der Altinstallation
  • Der Kunde weist uns im Vorfeld auf vorgenommene Modifikationen seiner Installation hin, die Veränderungen am Quelltext oder zusätzliche Module beinhalten

Können die obigen Bedingungen nicht erfüllt werden, unterbreiten wir gern ein Angebot für die Durchführung der Tätigkeiten gemäß unseres Aufwands.


Service Level Agreements (SLAs)

Gern bieten wir Ihnen gegen einen angemessenen monatlichen Betrag höherwertige Serviceleistungen an, als die bisher genannten. Diese Vereinbarungen werden derzeit noch individuelle ausgearbeitet. Bei Interesse bitten wir um formlose Kontaktaufnahme.

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